Datenschutzrichtlinie

Rochem Datenschutzrichtlinie

1. Werte

Danke, dass Sie uns ein paar Ihrer Daten anvertrauen. Wir nehmen Ihr Vertrauen ernst und möchten, dass Sie wissen, wie wir Ihre Daten verwenden und wozu.

Wenn Sie Fragen zur Verwendung Ihrer Daten, Kommentare oder Fragen zu dieser Richtlinie haben, schicken Sie uns bitte eine E-Mail. Die E-Mail-Adresse finden Sie unten in Abschnitt 2.

Updates der Richtlinie: Wir überprüfen diese Richtlinie regelmäßig; diese Seite kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Bitte besuchen Sie diese Seite regelmäßig, um immer die aktuelle Version zu sehen. Diese Richtlinie wurde zuletzt an dem Datum aktualisiert, das im letzten Kästchen in der Tabelle in Abschnitt 2 unten angegeben ist.

2. Wer sind wir?

Name: Rochem Technical Services (Europe) Ltd.

Handelsname: Rochem Technical Services (Europe) Ltd.

Vorstandsmitglied(er): Martin Howarth

Handelsregisternummer (falls zutreffend): 1699760

E-Mail-Adresse für offizielle Mitteilungen: support@rochem-fyrewash.com

Daten-Aufbewahrungsfristen:

Daten über potenzielle Kunden – 5 Jahre
Daten von Kunden, Lieferanten, verbundenen Unternehmen und Partnern – 7 Jahre ab der letzten finanziellen Transaktion

Namen von Drittverarbeitern und Links zu deren Sicherheitsrichtlinien:

Apollo Database - intern erstellte Software auf sicherem Server, Daten können jedoch mit den Büros in den USA und den Vereinigten Arabischen Emiraten ausgetauscht werden
Artemis - intern erstellte Software auf sicherem Server, Daten können jedoch mit den Büros in den USA und den Vereinigten Arabischen Emiraten ausgetauscht werden
Facebook - https://www.facebook.com/privacy/explanation
Hootsuite - https://hootsuite.com/legal/privacy#information-storage
LinkedIn - https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Mailchimp - https://mailchimp.com/legal/privacy/
Microsoft - https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement
Paypal - https://www.paypal.com/en/webapps/mpp/ua/privacy-full
Sage - https://www.sage.co.uk/uk/hrpayrollhero/privacy-policy
Survey Monkey - https://www.surveymonkey.com/mp/legal/privacy-policy/
Twitter - https://twitter.com/en/privacy#update
Webex - https://www.webex.com/cisco-privacy_full-text.html
Mark Onslow - http://www.markonslow.co.uk/privacy-policy/

Wenn Sie weitere Einzelheiten über die Drittanbieter erfahren möchten, mit denen wir Daten austauschen, und darüber, wie diese die Daten verarbeiten, wenden Sie sich bitte an uns, um unsere neuesten Informationen zur Datenprüfung zu erhalten.
3. Fachausdrücke mit bestimmter Bedeutung

In dieser Richtlinie gibt es Wörter und Redewendungen, die eine bestimmte Bedeutung haben oder die wir auf eine besondere Weise verwenden. Diese sind:

Personenbezogene Daten – sind alle Daten, die sich auf eine identifizierbare Person („Datensubjekt“) beziehen.
Verarbeiten – wir "verarbeiten" Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir irgendetwas mit ihnen tun, z.°B. sie erheben, aufzeichnen, organisieren, speichern, anpassen, ändern, abrufen, verwenden, kombinieren, offenlegen oder löschen.
Besondere Datenkategorien – personenbezogene Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung, die Gesundheit sowie genetische oder biometrische Daten hervorgehen.

4. Was diese Richtlinie beschreibt

Diese Richtlinie beschreibt, wie wir personenbezogene Daten über Sie erheben und nutzen. Wir verarbeiten Daten über:

Potenzielle Kunden – Interessenten oder Empfehlende;
Kunden – die bereits Waren oder Dienstleistungen bei uns gekauft haben;
Lieferanten und Partner – Lieferanten oder potenzielle Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen an uns;
Verbundene Unternehmen – die sich bei unserem Partnerprogramm angemeldet haben (sofern wir eines haben).

5. Warum wir welche Daten verarbeiten

Potenzielle Kunden

Die meisten Daten, die wir verarbeiten, stammen von Ihnen. Wir verarbeiten sie, damit wir Ihnen antworten können, und wenn Sie uns erneut kontaktieren, wissen wir, was Sie zuvor gefragt haben, was Ihnen geschickt wurde und was Sie uns mitgeteilt haben.

Üblicherweise erfassen wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, wie wir auf Sie gestoßen sind, Hintergrundinformationen (von Ihnen oder von Ihnen in sozialen Medien veröffentlicht oder frei zugänglich im Internet), Informationen darüber, warum Sie an unseren Produkten oder Dienstleistungen interessiert sein könnten, oder einen relevanten Kontakt für unser Unternehmen.

Wenn Sie sich in eine Newsletter-Liste eintragen, erhalten Sie das, was Sie angefordert haben. Normalerweise verwenden wir Listen mit doppelter Zustimmung, und Sie müssen Ihr Abonnement bestätigen, bevor wir Ihnen etwas schicken. Sie können sich jederzeit wieder abmelden, indem Sie auf die Schaltfläche "Abmelden" in jeder E-Mail klicken.

Sie werden nicht automatisch in andere Listen eingetragen, können aber eingeladen werden, sich einer entsprechenden Liste anzuschließen.

Wenn wir Ihnen über unser eigenes E-Mail-System eine individuelle E-Mail schicken oder auf eine E-Mail antworten, die uns an eine unserer geschäftlichen E-Mail-Adressen geschickt wurde, kann eine Kopie dieser E-Mail ebenfalls gespeichert werden.

Wenn Sie eine Anfrage über unsere Website stellen, speichern wir die Einzelheiten dieser Anfrage und die Antwort für die Dauer unserer Datenaufbewahrungsfrist (Abschnitt 2, Tabelle, oben).

Daten der besonderen Kategorie speichern wir in der Regel nicht. Soweit wir über diese verfügen, wurden sie von Ihnen bereitgestellt oder öffentlich zugänglich gemacht.

Kunden

Jedes Mal, wenn Sie etwas bei uns kaufen, erheben wir in unserem Geschäft Daten von Ihnen.
Dazu gehören auch die Daten, die wir von potenziellen Kunden sammeln (siehe oben). Wir erfassen Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postanschrift, damit wir Ihnen die vertraglich vereinbarten Leistungen erbringen, Rechnungen ausstellen und unsere Geschäftsbeziehung ordnungsgemäß dokumentieren können.

Wir verarbeiten Ihre Daten, um die Lieferung der von Ihnen erworbenen Waren und Dienstleistungen zu unterstützen. Wir führen Aufzeichnungen über die Ihnen zur Verfügung gestellten Waren und Dienstleistungen und die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, damit wir Sie bei Bedarf unterstützen und Sie über zusätzliche Dienstleistungen informieren können, die Sie benötigen.

Finanzielle Angaben und Kreditkartendaten
Wir erhalten und speichern Ihre Kreditkartendaten nicht. Kreditkartenzahlungen werden von einem externen, sicheren Verarbeiter gemäß seinen Datenschutzrichtlinien abgewickelt (siehe Abschnitt 2, Tabelle, oben).

Wir erhalten von unserem Auftragsverarbeiter nur begrenzte Informationen, damit wir Ihre Zahlung mit Ihrer Rechnung in Verbindung bringen können.

Wenn Sie uns online per BACS oder Direktüberweisung bezahlen, wissen wir nur, was uns die Bank mitteilt, nämlich in der Regel den Namen der Person, die uns bezahlt hat, und den Betrag sowie die Referenznummer.
Wir führen weder routinemäßig Bonitätsprüfungen durch, noch nutzen wir Kreditauskunfteien.
Wenn wir Daten über Sie im Auftrag eines Kunden verarbeiten, arbeiten wir im Rahmen der Datenschutzbestimmungen unseres Kunden. Wir werden jede Anfrage von Ihnen an diesen weiterleiten, da er der für die Bearbeitung Ihrer Anfrage verantwortliche "Datenverantwortliche" ist. Wir werden dies jedoch unterstützen, indem wir unserem Kunden relevante Daten zur Weitergabe an Sie zur Verfügung stellen.

Lieferanten und Partner

Wir erheben die Daten von potenziellen und bereits existierenden Lieferanten und Partnern. Diese Daten werden größtenteils von Ihnen zur Verfügung gestellt, aber wir fügen die gleiche Art von Daten hinzu, die wir auch für potenzielle Kunden verwenden (siehe oben).

Wenn Sie ein Lieferant oder Partner von uns werden, bewahren wir eine Kopie des Vertrags zwischen uns und Ihre Bankverbindung auf, damit wir Sie bezahlen können. Wir bewahren auch Aufzeichnungen über Rechnungen/Zahlungen zu Buchhaltungszwecken auf.

Wir führen Aufzeichnungen über die Arbeit, die Sie für uns/unsere Kunden geleistet haben, sowie über Kommentare, Bewertungen oder Vorschläge zu dieser Arbeit, einschließlich Beschwerden (falls vorhanden) und deren Behebung.

Diese Informationen werden für die Verwaltung unserer Kundenbeziehungen und unserer Lieferkette benötigt.

Verbundene Unternehmen

Wenn wir uns ein Partnerprogramm zulegen, werden die Daten der mit uns verbundenen Unternehmen nach der vorliegenden Richtlinie verarbeitet. Wir werden Sie bei Ihrer Bewerbung um Angaben bitten, die zur Verwaltung des Partnerprogramms gespeichert werden.

6. Newsletter und automatisierte E-Mails

Wir können überwachen, wer was in unseren Newsletter-Listen öffnet, und Sequenzen von Informationen, die wir Ihnen senden, vorab einstellen. Auf diese Weise können wir feststellen, ob Inhalte beliebt sind und mehr davon erstellen oder sehen, ob sie nicht gelesen werden.
Es kann Unterprogramme geben, die ausgelöst werden, wenn Sie auf bestimmte Links oder Artikel klicken. Diese sind dazu gedacht, Ihnen weitere Informationen über Dinge zu bieten, die Sie interessieren.

Sie können sich jederzeit von diesen Sequenzen abmelden.

Bestandskunden erhalten unter Umständen E-Mails mit speziellen Angeboten, die sich auf Dinge beziehen, die sie bereits gekauft haben. Sie können sich jederzeit von diesen E-Mails abmelden.

Von Zeit zu Zeit nehmen wir mit einzelnen Abonnenten des E-Mail-Newsletters Kontakt auf, was jedoch äußerst selten vorkommt. Dies geschieht in der Regel, wenn etwas Seltsames vor sich geht und wir überprüfen möchten, ob Sie die Inhalte sehen und nutzen konnten, oder um herauszufinden, was die Ursache für ein Problem ist.

7. Teilen von Daten mit Dritten

Wir verkaufen bzw. tauschen Ihre personenbezogenen Daten nicht mit Unternehmen, die Ihnen möglicherweise etwas verkaufen oder Ihre Daten für Forschungszwecke oder andere Zwecke verwenden möchten.

a. Plattformen

Wir speichern Einzelheiten zu den Software-Plattformen, die wir für den Betrieb unseres Unternehmens verwenden (wie in Abschnitt 2, Tabelle, oben). Wenn Sie Näheres über alle von uns verwendeten Plattformen wissen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

b. Externe Mitarbeiter

Wir haben ein ausgelagertes Support-Team für unser eigenes Unternehmen, zu dem virtuelle Assistenten, Webdesigner, IT-Support, Vertrieb und Marketing, Buchhaltung und mehr gehören können. Sie haben in begrenztem Umfang Zugang zu Ihren Daten, soweit dies für die Erbringung von Dienstleistungen für uns erforderlich ist.

Wenn etwa unser IT-Support die Funktionalität eines Laptops oder eines Backups überprüfen möchte, benötigt er möglicherweise vorübergehend Zugang zu Informationen, die auch etwas über Sie enthalten können.

Wenn wir Ihnen zum Beispiel eine Rechnung stellen, muss unser Buchhalter die Rechnungsdaten verarbeiten.

Ihre Daten/Beratungen werden streng vertraulich behandelt. Unser gesamtes Team unterliegt strengen Vertraulichkeitsklauseln.

8. Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Wie die meisten kleinen Unternehmen nutzen wir für einen Teil unserer Datenverarbeitung – von unseren Kundendaten über E-Mails bis hin zur Buchhaltung – Mainstream-Pakete.

Das bedeutet, dass einige Ihrer Daten im europäischen Wirtschaftsraum gespeichert sein können, andere wiederum bei Diensten in den USA (mit geeigneten Datenschutzschilden) oder anderswo. Wir haben uns für Mainstream-Lieferanten mit angemessenen Sicherheitsstandards entschieden.

Wir verwenden auch firmeneigene Software-Tools – Artemis und Apollo –, die Daten von Kunden und Interessenten speichern. Diese Daten werden in Großbritannien gespeichert, können aber gelegentlich aus berechtigtem Interesse an unsere Niederlassungen in den USA und den Vereinigten Arabischen Emiraten weitergegeben werden.

9. Aufbewahrungsfristen

Ihre Daten werden so lange aufbewahrt, wie es in unserer Aufbewahrungsfrist festgelegt ist (siehe Abschnitt 2, Tabelle, oben).

Wir müssen Kundeninformationen lange genug aufbewahren, um die britische Steuerbehörde (HMRC) und unsere Versicherer zufrieden zu stellen. Wir bewahren die Daten potenzieller Kunden lange genug auf, um unser System für Verkaufsanfragen effektiv zu gestalten.

Wenn Sie einen Newsletter oder eine Aktualisierungsliste abonniert haben, bleiben Sie auf der Liste, bzw. den Listen, die Sie abonniert haben, bis Sie sich von der betreffenden Liste abmelden.

10. Ihre Rechte

Sie haben ein Recht darauf, zu erfahren, welche Informationen wir über Sie sammeln, und diese zu ändern, wenn sie unrichtig sind.

Wenn Sie aus irgendeinem Grund der Meinung sind, dass wir Daten haben, die wir nicht aufbewahren sollten, oder dass sie veraltet oder anderweitig falsch sind, teilen Sie uns dies bitte mit und wir werden entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Die meisten der von uns gespeicherten Daten beruhen nicht auf Ihrer individuellen Zustimmung, sondern darauf, dass wir die Daten benötigen, um unser Geschäft zu führen und unsere Produkte und Dienstleistungen anzubieten.

Wenn Sie wissen möchten, welche Daten wir eventuell über Sie gespeichert haben, senden Sie uns eine E-Mail an die oben genannte E-Mail-Adresse und geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse(n) an. Wir werden dann gerne eine Suche durchführen und Sie darüber informieren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben und wie wir sie verwenden bzw. verwendet haben.

Sie haben ein "Recht auf Vergessenwerden" – aber das hat einige rechtliche Grenzen. Wenn Sie möchten, dass wir Informationen über Sie löschen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wenn Sie bereits bei uns Kunde waren, können wir möglicherweise nicht alle Daten löschen, da wir sicherstellen müssen, dass wir weiterhin die gesetzlichen, buchhalterischen, steuerlichen und versicherungstechnischen Anforderungen erfüllen können.

11. Beschwerden

Wenn Sie sich über die Art und Weise beschweren möchten, wie wir mit Ihren Daten umgehen, oder darüber, wie wir auf einen Antrag auf Auskunft oder Löschung reagiert haben, können Sie dies in erster Instanz tun, indem Sie uns eine E-Mail an die oben angegebene E-Mail-Adresse schicken.

Wenn wir das Problem nicht lösen können, ist die für uns zuständige Aufsichtsbehörde der Information Commissioner for the UK.